Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Nombre	Colegio Gimnasio Freire
Propietario	Juan Gabriel Garavito Beltrán
NIT	80.099.648-9
Dirección	Calle 1 No. 31D – 47, Santa Matilde – Puente Aranda – Bogotá D.C.
Correo	gimnasiofreire@hotmail.com
Teléfono	+57 319 509 9739
Página web	colegiogimnasiofreire.com

El Colegio Gimnasio Freire, aprobado por la Secretaría de Educación de Bogotá mediante la Aprobación Oficial No. 160040 del 28 de octubre de 2024, pertenece a Juan Gabriel Garavito Beltrán, persona natural identificada con el NIT 80.099.648-9. Como propietario, es el responsable del tratamiento de los datos personales; cuando esta política dice «el colegio», se refiere a él.

2. Marco legal

Esta política cumple el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y la Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia, en lo que se refiere a los derechos de los niños y las niñas.

3. Definiciones

• Titular: la persona a la que se refieren los datos. En el caso de los estudiantes, sus derechos los ejercen su padre, su madre o su representante legal.
• Dato personal: cualquier información que identifica o permite identificar a una persona.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos (entre ellos, la imagen).
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, circularlos o suprimirlos.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento; en este caso, el propietario del colegio (numeral 1).
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del colegio, como los proveedores de servidores o de correo.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.

4. Principios que aplicamos

Legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012). En la práctica: pedimos solo los datos necesarios, los usamos para lo que informamos, los mantenemos actualizados, cada persona del colegio ve únicamente lo que su labor requiere y quienes los manejan guardan reserva, incluso después de terminar su vínculo con el colegio.

5. Qué datos tratamos

Estudiantes

Identificación (nombres, NUIP, fecha y lugar de nacimiento), grado y curso, historial académico, calificaciones, boletines, asistencia, registro en el observador del estudiante, citaciones y acuerdos con la familia, tareas, foto, datos de salud de la ficha médica (EPS, alergias, condiciones, medicamentos y vacunas) y la información necesaria para atender necesidades educativas particulares.

Padres, madres, acudientes y responsables económicos

Identificación, datos de contacto (celular, correo y dirección), parentesco, datos para la facturación electrónica, estado de cuenta, pagos, consignaciones y comprobantes, y el usuario con que ingresan a la plataforma.

Familias interesadas en el colegio

Los que la familia nos da en el formulario «Solicitar información» de esta página o al comunicarse con el colegio (visita, llamada o WhatsApp): nombre del padre, madre o acudiente, celular, correo, nombre (si la familia quiere darlo) y grado de interés del niño o niña, su mensaje y las notas de las conversaciones sobre la admisión. No pedimos otros datos del niño hasta la inscripción.

Docentes, empleados y aspirantes a un cargo

Hoja de vida, identificación, datos de contacto, formación, experiencia, afiliaciones a seguridad social, datos de nómina y los propios de la relación laboral.

Usuarios de la plataforma y visitantes de la página

Usuario, registros de ingreso, dirección IP, fecha y hora de las acciones y la bitácora de cambios, que se usan para la seguridad del sistema.

Imágenes

Fotografías y videos de actividades escolares, salidas y celebraciones.

6. Para qué usamos los datos

• Prestación del servicio educativo: admisión, inscripción y matrícula; registro de calificaciones, asistencia y seguimiento académico y de convivencia; expedición de boletines, certificados y constancias; atención de necesidades de aprendizaje y de salud dentro del colegio.
• Comunicación con las familias: comunicados, citaciones, resúmenes de la semana, avisos de tareas y respuestas a solicitudes, por la plataforma, el correo, el teléfono o WhatsApp.
• Gestión administrativa y financiera: cobro de matrícula, pensiones y demás servicios; registro de pagos; emisión de recibos y de facturas electrónicas; gestión de cartera.
• Obligaciones legales: reportes a la Secretaría de Educación y al Ministerio de Educación (entre ellos, el SIMAT), a la DIAN y a las demás autoridades que lo requieran en ejercicio de sus funciones.
• Atención de emergencias: contactar a la familia y a los servicios de salud cuando un estudiante lo necesite.
• Admisiones: responder a las familias que piden información, agendar visitas, hacerles seguimiento, enviar la invitación a inscribirse y, solo si la familia lo autoriza, enviarle por correo información del colegio. Cada uno de esos correos trae un enlace para dejar de recibirlos.
• Relación laboral: selección, contratación, nómina y seguridad social del personal.
• Seguridad de la información: controlar el acceso a la plataforma y dejar constancia de quién hizo cada cambio.
• Divulgación de la vida escolar: publicar fotos y videos de actividades en la página web, carteleras y redes del colegio, solo con la autorización de uso de imagen descrita en el numeral 9.

El colegio no vende, alquila ni cede datos personales con fines comerciales.

7. Datos de niños y niñas

Los datos de los estudiantes se tratan solo cuando responden y respetan su interés superior y aseguran el respeto de sus derechos fundamentales. La autorización la otorga su padre, su madre o su representante legal, después de que el niño haya ejercido su derecho a ser escuchado, según su madurez y su capacidad para entender el asunto. Dentro del colegio, el NUIP es el único código con que se identifica a cada estudiante, y cada persona del equipo accede solo a la información de los estudiantes a su cargo.

8. Datos sensibles

Los datos de salud de la ficha médica y la imagen son datos sensibles. Nadie está obligado a autorizar su tratamiento, y el colegio informa cuáles son facultativos. Los datos de salud se usan únicamente para cuidar al estudiante y atender emergencias; solo los consultan rectoría y las personas que lo requieren para ese fin.

9. Fotografías y videos

El colegio publica imágenes de estudiantes únicamente con la autorización de uso de imagen de sus padres o representantes, que es independiente de la autorización general de datos y se puede negar o revocar en cualquier momento. Junto a las imágenes no se publican los nombres completos de los niños. Si una familia revoca la autorización, el colegio retira las imágenes de la página web y de las redes que administra en un plazo razonable, que no supera los 15 días hábiles.

10. Autorización

La autorización se pide antes de recoger los datos: en el formulario de inscripción y matrícula de la plataforma, en la casilla del formulario «Solicitar información» de esta página, en los documentos que se firmen y en cualquier medio que permita consultarla después. El colegio conserva la prueba de cada autorización.

Como lo permite el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se necesita autorización cuando la información la pide una autoridad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trata de datos públicos, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, y para datos del registro civil de las personas.

11. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización otorgada.
• Saber, previa solicitud, qué uso se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se supriman los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a sus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite ante el colegio.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado y, en el caso de los estudiantes, su padre, su madre o su representante legal.

12. Cómo hacer consultas y reclamos

Las solicitudes las atiende la rectoría del colegio por estos canales:

• Correo: gimnasiofreire@hotmail.com, con el asunto «Datos personales».
• Por escrito, en la Calle 1 No. 31D – 47, de lunes a viernes, en el horario de atención publicado en la página web del colegio.

La solicitud debe incluir el nombre y el documento de quien la presenta (y del estudiante, si es sobre él), lo que pide, una dirección o correo para responder y, si es un reclamo, los documentos que quiera hacer valer.

1. Consultas (conocer qué datos tiene el colegio): se responden en máximo 10 días hábiles desde que se reciben. Si no es posible, se informa el motivo y se responde dentro de los 5 días hábiles siguientes.
2. Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): se responden en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, se informa el motivo y se responde dentro de los 8 días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, el colegio lo informa dentro de los 5 días siguientes para que se complete; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende que se desistió. Mientras se resuelve, el dato se marca como «reclamo en trámite».

13. Quiénes más pueden conocer los datos

Para prestar el servicio, el colegio se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta y bajo su instrucción: alojamiento de la página web y del servidor de la plataforma, correo electrónico, almacenamiento de copias de seguridad, mensajería y facturación electrónica. Algunos de ellos guardan la información en servidores ubicados fuera de Colombia. El colegio les exige confidencialidad y medidas de seguridad, y con la autorización del titular la información puede circular hacia esos países con esa única finalidad.

Comprobantes de pago por WhatsApp. Los soportes de pago que los padres, madres y acudientes envían al WhatsApp de contabilidad del colegio (315 040 5891) llegan por la plataforma de WhatsApp Business de Meta Platforms. Para leer los datos del comprobante (código, fecha, valor y titular) y entender lo que escribe la familia, el colegio usa un servicio de inteligencia artificial de Anthropic, al que solo se envían el comprobante, el mensaje y el primer nombre y el grado del estudiante. Estos datos se usan únicamente para registrar y conciliar los pagos, se conservan como soporte contable y no se usan para ningún otro fin.

Las autoridades educativas, tributarias, judiciales y de salud reciben los datos que la ley les permite pedir.

14. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, la consulta o el uso no autorizado de los datos: acceso a la plataforma con usuario y contraseña personal, guardada cifrada; permisos por cargo, de modo que cada persona ve solo lo que necesita; conexión cifrada (HTTPS); bitácora de cambios; copias de seguridad diarias; y compromisos de confidencialidad del personal.

15. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Registros académicos (calificaciones, boletines, certificados): de forma permanente, porque el colegio debe poder expedir certificados de estudio en cualquier momento.
• Información contable y financiera (recibos, facturas, pagos): durante 10 años, como lo exige la ley.
• Solicitudes de información de familias que no matriculan a su hijo: se revisan al cierre de cada año escolar y se borran de la plataforma las que llevan más de 6 meses sin contacto; el colegio guarda una copia de respaldo protegida y conserva solo estadísticas sin datos personales.
• Hojas de vida de quienes aspiran a un cargo docente o administrativo y no son contratados: hasta 6 meses después de recibirlas.
• Lo demás: mientras dure la relación con el colegio y el tiempo adicional que exija la ley.

16. Página web y cookies

Esta página usa solo las cookies técnicas necesarias para funcionar. El mapa de ubicación lo presta Google Maps, que puede usar sus propias cookies según su política de privacidad. El colegio no usa herramientas de publicidad ni de seguimiento de los visitantes.

17. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 21 de octubre de 2026 y se actualizó el 28 de octubre de 2026 para incluir la recepción de comprobantes de pago por WhatsApp (numeral 13) y el 3 de noviembre de 2026 para el seguimiento a las familias interesadas, la información del colegio por correo solo con su autorización y la revisión anual de sus datos (numerales 5, 6 y 15). Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y los plazos legales de conservación. Los cambios sustanciales se informarán por la página web y la plataforma antes de aplicarse.

Versión 4 · Colegio Gimnasio Freire · Bogotá D.C.